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Merkblatt
Führung eines Fahrtenbuchs
Inhalt
1 Allgemeines
1.1 Berechnung nach der 1-%-Methode
1.2 Die Fahrtenbuchmethode
1.3 Verfahren beim Lohnsteuerabzug
2 Formale Anforderungen an ein Fahrtenbuch
2.1 Zeitnahe Aufzeichnungen
2.2 Vollständige Aufzeichnungen
2.3 Geschlossene Form
2.4 Elektronisches Fahrtenbuch
3 Sonstige Hinweise
3.1 Betriebliche und private Kfz-Nutzung
3.2 Wann ist welche Methode günstiger?
4 Fehlerfolgen
5 Checkliste: Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
6 Umsatzsteuer
6.1 Überlassung an Mitarbeiter
6.2 Private Kfz-Nutzung
7 Beispiel für ein Fahrtenbuch
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1 Allgemeines
Die private Nutzung eines dienstlichen Pkw führt zu einem geldwerten Vorteil, der steuerlich erfasst werden muss. Als Unternehmer bzw. Freiberufler müssen Sie
den Gewinn um den Wert der Privatnutzung erhöhen. Sofern Ihnen als Arbeitnehmer im Rahmen des Dienstverhältnisses ein Fahrzeug zur Verfügung gestellt wird, welches Sie auch privat nutzen dürfen, wird der Nutzungswert der privaten Fahrten als zusätzliche
Vergütung bei der Gehaltsabrechnung erfasst. Grundsätzlich wird der private Nutzungsanteil pauschal mit 1 % des Listenpreises des Fahrzeugs bei seiner
Erstzulassung bewertet. Wenn Sie jedoch ein Fahrtenbuch führen, können Sie den privaten Anteil exakt bestimmen. In diesem Merkblatt wird erläutert, welche Vorgaben Sie beachten müssen, damit die Aufzeichnungen von der Finanzverwaltung anerkannt werden.
1.1 Berechnung nach der 1-%-Methode
Bei der 1-%-Methode wird der Wert der privaten Nutzung in jedem Kalendermonat mit 1 % des inländischen Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattungen und einschließlich Umsatzsteuer angesetzt.
Hinweis
Da auf den inländischen Bruttolistenpreis bei Erstzulassung abzustellen ist, gilt folgender Ausgangswert:
unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers einschließlich der Mehrwertsteuer.
Einzubeziehen sind überdies:
Sonderausstattungen wie Klimaanlage, Radio, Navigationsgerät und Diebstahlsicherung, sofern diese bei der Erstzulassung werkseitig eingebaut sind. Nachträgliche
Einbauten werden nicht berücksichtigt.
Nicht zu berücksichtigen sind:
Autotelefon, Zusatzreifen, Felgen, Überführungs- und Zulassungskosten.
Das Ergebnis einer derartigen Berechnung stellt den Bruttolistenpreis als Grundlage für die 1-%-Methode dar.
Bei der Besteuerung spielt es also keine Rolle, ob es beim Kauf einen hohen Rabatt gab, ein gebrauchtes Fahrzeug gekauft oder ob die Vorsteuer geltend gemacht wurde. Auch bei einem Gebrauchtwagen ist nicht der heutige niedrigere Wert anzusetzen, sondern der
Listenpreis einschließlich Mehrwertsteuer im Zeitpunkt der Erstzulassung.
Insbesondere bei älteren und damit schon fast abgeschriebenen Fahrzeugen kann der so ermittelte Betrag für die Privatnutzung höher ausfallen als die tatsächlich entstandenen Kfz-Kosten. Dann wird der private Nutzungsanteil auf die tatsächlichen Kosten begrenzt
(sog. Kostendeckelung).
Hinweis
Für Elektro- bzw. Hybridelektrofahrzeuge gelten Minderungen bei der Ermittlung des maßgebenden Listenpreises. Ausführliche Informationen dazu finden Sie in den Merkblättern „Pkw-Nutzung durch Unternehmer“ und „Fahrzeugnutzung durch Arbeitnehmer (Pkw und E-Bike)“, die wir Ihnen gerne zur Verfügung stellen. Sprechen Sie uns doch bitte einfach darauf an.
Wenn Sie Unternehmer, Freiberufler, Landwirt oder Gesellschafter einer KG, OHG oder GbR sind, dürfen Sie – im Gegensatz zu Angestellten – die 1-%-Methode nur bei Fahrzeugen mit überwiegend betrieblicher Nutzung anwenden. Sie müssen den Umfang von mehr als 50 % somit bei der Anschaffung eines Pkw nachweisen oder zumindest glaubhaft machen. Dafür ist nicht zwingend ein Fahrtenbuch notwendig. Als Selbständiger können Sie den Nachweis über den Umfang der betrieblichen Fahrten in jeder geeigneten Form erbringen: durch Eintragungen im Terminkalender, die Zusammenstellung gefahrener Kilometer zu Kunden, Reisekostenaufstellungen sowie andere Abrechnungsunterlagen über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten. Die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb zählen zu den betrieblichen Fahrten.
Beispiel
Wenn Sie etwa im Zeitraum von September bis November ein Fahrtenbuch führen und sich daraus ein betrieblicher Anteil von mehr als 50 % inklusive der Fahrten zwischen
Wohnung und Betrieb ergibt, wird auch für die Folgejahre die überwiegend betriebliche Nutzung unterstellt.
1.2 Die Fahrtenbuchmethode
Mit der Führung eines Fahrtenbuchs wird der Umfang der betrieblichen Nutzung des Kfz dokumentiert. Voraussetzung für die Anerkennung des betrieblichen Anteils sind ordnungsgemäße Aufzeichnungen das ganze Jahr über. Anhand der Aufzeichnungen kann der Anteil der beruflichen zu den privaten Fahrten eindeutig rechnerisch ermittelt werden. Die Fahrtenbuchführung allein ist noch keine Ausübung des Wahlrechts zwischen der 1-%- und der Fahrtenbuchmethode. Sie müssen sich also erst bei der Erstellung des Jahresabschlusses oder der Steuererklärung für die günstigere der beiden Berechnungsmethoden entscheiden und deren Ergebnis berücksichtigen.
Die gewählte Methode gilt einheitlich für die Ermittlung des Privatanteils sowie auch für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit. Es kommt also nur entweder die 1-%- oder die Fahrtenbuchmethode in Betracht. Dabei kann das Wahlrecht für jedes einzelne Kfz gesondert ausgeübt werden. Ein Wechsel ist unterjährig nicht möglich. Wenn in der Führung des Fahrtenbuchs zeitliche Lücken bestehen, ist für das ganze betroffene
Jahr zwingend die 1-%-Methode anzuwenden.
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Hinweis
Bei einem Fahrzeugwechsel lässt die Finanzverwaltung ein Umsteigen auf die jeweils andere Methode aber auch innerhalb des Jahres zu.
Wenn in Ihrem Betrieb mehrere Kraftfahrzeuge genutzt werden, müssen Sie die Aufwendungen von Fahrzeugen, deren private Nutzung mittels Fahrtenbuch ermittelt wird, jeweils gesondert erfassen. Dieses kann bei der Buchführung dadurch geschehen, dass
für jedes Fahrzeug und dessen Aufwendungen gesonderte Konten geführt werden,
bei der Kostenstellenrechnung jedes Fahrzeug eine eigene Kostenstelle erhält oder
die Belege gesondert kopiert oder abgelegt werden.
Die Gesamtkosten eines Kfz sind die Aufwendungen, die unmittelbar mit dem Halten und dem Betrieb des Fahrzeugs anfallen und die bei der Nutzung typischerweise entstehen: Kosten für Kraftstoff (Benzin, Diesel, Öl), Ersatzteile und Zubehör (z.B. Winterreifen), Wartungs- und Reparaturkosten, Kfz-Steuer und -Versicherung sowie die Garagenmiete. Leasingraten sind mit den gezahlten Beträgen zu erfassen. Anschaffungskosten sind auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer zu verteilen (Abschreibung). Zur Bemessungsgrundlage für die Abschreibung zählen auch die Aufwendungen für die Sonderausstattung des Fahrzeugs.
Hinweis
Außergewöhnliche Fahrzeugkosten wie Unfallkosten oder Straßenbenutzungsgebühren werden nicht in die laufenden Kosten einbezogen. Sie sind gesondert entweder
der beruflichen oder der privaten Nutzung zuzurechnen.
Berechnung nach der Fahrtenbuchmethode: Aus den Gesamtkosten des Fahrzeugs kann der Aufwand je Kilometer errechnet werden. Dieser Kilometersatz ist Grundlage der Steuerberechnung für die zu erfassenden Privatfahrten.
Die Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebs- bzw. Arbeitsstätte werden mit der Entfernungspauschale von 0,30 € je (einfachem) Entfernungskilometer berücksichtigt und im Fahrtenbuch den Privatfahrten zugerechnet. Gleiches gilt für Familienheimfahrten bei einer doppelten Haushaltsführung. Bei der Berechnung werden die steuerlich zulässigen Werte für diese Fahrten berücksichtigt.
Beispiel
Die Kfz-Kosten betragen brutto 10.500 € inklusive Abschreibungen. Im Jahr werden 45.000 km gefahren, davon 3.000 km privat und 12.000 km für Pendelfahrten zur Arbeit. Der Listenpreis des Wagens beträgt 35.000 €, die Entfernung zum Büro 25 km.
Ansatz nach der Fahrtenbuchmethode
Kosten pro km (10.500 € / 45.000 km) 0,23 €
Nicht betriebliche Kosten (15.000 km × 0,23 € =) 3.450 €
Entfernungspauschale (6.000 km × 0,30 €) – 1.800 €
effektiver privater Kostenanteil 1.650 €
Ansatz nach der 1-%-Methode
Privatfahrten (35.000 € × 1 % × 2 Monate =) 4.200 €
Fahrten zur Arbeit
(35.000 € × 0,03 % × 25 km × 12 Monate =) + 3.150 €
Steuerpflichtiger geldwerter Vorteil 7.350 €
Entfernungspauschale (6.000 km × 0,30 €) – 1.800 €
effektiver privater Kostenanteil 5.550 €
Unter Punkt 3.2 haben wir Ihnen einen Überblick zusammengestellt, unter welchen Bedingungen welche Methode für Sie günstiger ist.
1.3 Verfahren beim Lohnsteuerabzug
Sofern Ihr Arbeitgeber bei Ihnen als Arbeitnehmer die
Besteuerung der privaten Pkw-Nutzung aus Vereinfachungsgründen nach der pauschalen 1-%-Methode vornimmt, können Sie den mittels Fahrtenbuch ermittelten
geringeren geldwerten Vorteil bei Ihrer eigenen Einkommensteuererklärung steuermindernd berücksichtigen lassen.
Möglich ist auch die Berücksichtigung eines Freibetrags bei den elektronischen Steuerabzugsmerkmalen (ELStAM), so dass sich der Vorteil aus der Führung des
Fahrtenbuchs unmittelbar durch einen geringeren Lohnsteuerabzug auswirkt. Die Verfahrensweise ist wie folgt:
1. Als Arbeitnehmer führen Sie während des Jahres ein Fahrtenbuch und ermitteln die Kosten je Kilometer.
2. Der Arbeitgeber bescheinigt Ihnen, dass die private Nutzung des Fahrzeugs bei der Lohnsteuerabrechnung mittels 1-%-Methode vorgenommen wird.
3. Die Differenz zwischen beiden Werten wird als Freibetrag bei den ELStAM eingetragen und mindert den zu hohen Lohnsteuerabzug.
2 Formale Anforderungen an ein Fahrtenbuch
Ein Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nur anerkannt, wenn die Aufzeichnungen zeitnah und lückenlos erfolgen. Sie müssen schlüssig und Änderungen im Nachhinein ausgeschlossen sein.
Alle Fahrten müssen Sie aufzeichnen und als dienstlich oder privat veranlasst kennzeichnen. Grundsätzlich müssen sich alle Angaben aus dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Die Einträge müssen jeweils ihre Vollständigkeit und Richtigkeit
hinreichend gewährleisten und auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein.
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Hinweis
Wenn Sie sich für die Führung eines Fahrtenbuchs entscheiden, müssen Sie damit am ersten Tag des Geschäftsjahres (in der Regel das Kalenderjahr und somit an Neujahr) beginnen und dies über das gesamte Geschäftsjahr fortführen. Die Führung des Fahrtenbuchs zum Nachweis der tatsächlich angefallenen Fahrten und Kosten kann
nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden, selbst wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen.
2.1 Zeitnahe Aufzeichnungen
Der Nachweis des Verhältnisses von dienstlichen zu privaten Fahrten setzt neben vollständigen und fortlaufenden Aufzeichnungen insbesondere auch eine zeitnahe Führung voraus. Diese ist nicht gegeben, wenn das Fahrtenbuch erst im Nachhinein anhand von Notizzetteln und dem Terminkalender erstellt wird, selbst wenn die Angaben stimmen sollten. Die Aufzeichnungen müssen daher sofort nach Fahrtende, zumindest
jedoch am Ende eines Tages vorgenommen werden.
2.2 Vollständige Aufzeichnungen
Aus den Aufzeichnungen müssen sich die gefahrenen Kilometer der beruflichen oder privaten Nutzung zuordnen lassen. Dazu sind bei dienstlichen Fahrten folgende Angaben notwendig:
Datum, Uhrzeit und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen betrieblich oder beruflich veranlassten Fahrt
Reiseziel und -zweck sowie die Route bei Umwegen
Namen der aufgesuchten Geschäftspartner
Geschäftlicher Grund für die dienstliche Fahrt
Wenn Sie während einer dienstlichen Fahrt auch private Abstecher machen, müssen Sie den Kilometerstand vor und nach der privaten Unterbrechung aufzeichnen.
Bei Privatfahrten genügen jeweils die Kilometerangaben mit dem Vermerk „Privatfahrt“.
Bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit reicht wegen der Wiederholung jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.
Abkürzungen im Fahrtenbuch sind für häufiger aufgesuchte Fahrtziele und Kunden oder regelmäßig wiederkehrende Reisezwecke erlaubt, wenn sie selbsterklärend sind.
Hinweis
Gehören Sie einem Berufsstand an, der zur Verschwiegenheit verpflichtet ist (z.B. Rechtsanwalt, Notar, Steuerberater, Arzt, Journalist oder Hebamme)? Dann reicht im Fahrtenbuch die Angabe „Mandanten-/Patientenbesuch“ als Reisezweck aus, wenn deren Name und Adresse in einem getrennt vom Fahrtenbuch geführten Verzeichnis stehen.
2.3 Geschlossene Form
Da nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen ausgeschlossen bzw. zumindest deutlich erkennbar sein müssen, ist die Führung des Fahrtenbuchs in geschlossener Form erforderlich. Dies bedeutet, dass eine Sammlung loser Zettel, die die Aufzeichnungen
enthalten, den Anforderungen nicht genügt.
2.4 Elektronisches Fahrtenbuch
Ein elektronisches Fahrtenbuch muss ebenfalls zeitnah geführt werden. Auch hier muss ausgeschlossen sein, dass Einträge im Nachhinein ohne Dokumentation verändert werden können.
Hinweis
Ein mit einem Tabellenkalkulationsprogramm (z.B. Excel) geführtes Fahrtenbuch erfüllt diese Anforderung nicht.
Bei elektronischen Fahrtenbüchern, FahrtenbuchSoftware oder Fahrtenbuch-Apps ist besondere Vorsicht geboten, da diese von der Finanzverwaltung weder zertifiziert noch zugelassen werden. Bei elektronischen Fahrtenbüchern müssen neben den formalen
Anforderungen unter anderem folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
1. Die Hard- und Software muss ordnungsgemäß bedient werden.
2. Geänderte Eingaben müssen sowohl in der Anzeige des elektronischen Fahrtenbuchs am Bildschirm als auch im Ausdruck eindeutig gekennzeichnet sein.
3. Es muss sichergestellt sein, dass die Daten des elektronischen Fahrtenbuchs bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist (zehn Jahre) unveränderlich aufbewahrt und gegebenenfalls wieder unverändert lesbar gemacht werden können. Bei Änderungen müssen die Änderungshistorie und der ursprüngliche Inhalt ersichtlich sein.
4. Bei Betriebsprüfungen hat die Finanzverwaltung das Recht, auf elektronische Fahrtenbücher zuzugreifen. Aus diesem Grund muss sichergestellt sein, dass die Fahrtenbuchdaten maschinell ausgewertet werden können.
5. Mittlerweile gibt es viele Navigationsgeräte mit Fahrtenbuchfunktion oder Smartphone-Apps, bei denen Datum, Kilometerstand und Fahrtziel automatisch erfasst werden. In solchen Fällen ist es zulässig, den Fahrtanlass nachträglich in einem Internetportal nachzutragen, wenn dies innerhalb von sieben Tagen nach der Fahrt geschieht.
6. Wenn die Fahrtstrecken bei solchen elektronischen Fahrtenbuchsystemen über GPS berechnet werden, kann es vorkommen, dass der tatsächliche Tachostand von den elektronisch ermittelten Angaben abweicht. In diesem Fall sollten Sie den tatsächlichen Tachostand monatlich dokumentieren.
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3 Sonstige Hinweise
3.1 Betriebliche und private Kfz-Nutzung
Zur privaten Nutzung gehören alle familiär veranlassten Strecken wie Besuchs-, Einkaufs- und Freizeitfahrten sowie die Fahrten der Familienangehörigen, die das Kfz mitbenutzen können.
Die bloße Behauptung, das Kfz werde nicht für Privatfahrten genutzt oder hierfür würde ausschließlich ein anderer Wagen genutzt, reicht nicht, um eine Versteuerung der Privatnutzung zu vermeiden. Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass bereits
die Möglichkeit der Privatnutzung zu einem geldwerten Vorteil führt.
Für Selbständige sind die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung betrieblich veranlasst.
Stellt die GmbH dem Gesellschafter-Geschäftsführer ein Betriebs-Kfz zur Verfügung, gelten in der Regel die Vorschriften wie für fremde Arbeitnehmer hinsichtlich der lohnsteuerlichen Grundsätze.
Gehören mehrere Pkws zum Betriebsvermögen, kommt es grundsätzlich zum mehrfachen Ansatz der Privatnutzung via 1-%-Methode. Darüber informiert Sie das Merkblatt „Pkw-Nutzung durch Unternehmer“, das wir Ihnen gerne zur Verfügung stellen.
Hat eine Personengesellschaft mehrere privat nutzbare Fahrzeuge im Betriebsvermögen, erhöht sich die Nutzungsentnahme um jeden Beteiligten sowie dessen Angehörige, die das Fahrzeug ihrerseits privat nutzen.
Nutzen Freiberufler und Unternehmer ihren Betriebs-Pkw oder Arbeitnehmer einen von der Firma überlassenen Wagen, müssen sie für die Privatfahrten Steuern zahlen:
o Beim Mitarbeiter wird ein geldwerter Vorteil zusätzlich zum Lohn als Sachbezug versteuert.
o Selbständige müssen insoweit eine Gewinnerhöhung vornehmen.
o Bei Gesellschaftern von KG, GbR oder OHG werden die Sonderbetriebseinnahmen erhöht.
o Der Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH wird wie ein normaler Arbeitnehmer behandelt.
3.2 Wann ist welche Methode günstiger?
Die Fahrtenbuchmethode ist steuerlich günstiger, wenn
die Privatfahrten gering sind,
die Gesamtfahrleistung des Kfz gering ist,
der Listenpreis des Wagens inklusive der Sonderausstattung hoch ist,
die Firma das Kfz mit hohem Rabatt erworben hat,
der Pkw bereits abgeschrieben ist,
ein Gebrauchtfahrzeug gefahren wird,
die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeit hoch ist oder
Sie als Unternehmer mehrere Pkws im Betriebsvermögen halten, die alle privat genutzt werden.
Der nach dem Listenpreis mit 1 % berechnete geldwerte Vorteil ist hingegen niedriger und damit steuerlich günstiger, wenn
der Wagen viel oder sogar nur privat gefahren wird,
der Pkw preiswert ist oder
die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeit gering ist.
Hinweis
Verlangt Ihr Arbeitgeber für die Nutzung eines Firmenwagens von Ihnen als Arbeitnehmer ein Entgelt oder tragen Sie einzelne Kosten selbst (z.B. die Benzinkosten für Urlaubsfahrten), mindert dies den geldwerten Vorteil.
4 Fehlerfolgen
Wird das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt, wird die private Nutzung nachträglich nach der 1-%- Methode berechnet. Dies führt zumeist zu einem höheren Privatanteil. Die für die Aufzeichnungen aufgewendete Mühe war dann umsonst. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss insbesondere Datum und Ziel der jeweiligen Fahrten ausweisen. Es reicht daher nicht, wenn als Fahrtziele jeweils nur Straßennamen
angegeben sind und diese Angaben erst mit nachträglich erstellten Auflistungen präzisiert werden. Nach Sinn und Zweck soll das Fahrtenbuch dem Nachweis des zu
versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung dienen. Hierzu muss es
eine hinreichende Gewähr für seine Vollständigkeit und Richtigkeit bieten,
mit vertretbarem Aufwand auf seine materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein und
zur vollständigen Wiedergabe einer Fahrt grundsätzlich die Angabe des Ausgangs- und Endpunkts enthalten.
Die vier häufigsten Fehler, die Betriebsprüfer beanstanden, sind folgende:
Das Fahrtenbuch erfüllt nicht die Formvorgaben eines geschlossenen Buchs.
Die Aufzeichnungen erfolgen nicht zeitnah, was durch ein über längere Zeit einheitliches Schriftbild auffällt.
Die Angaben sind unschlüssig. Dafür sprechen beispielsweise abweichende Kilometerstände der Werkstattrechnungen zum Fahrtenbuch oder differierende Ortsangaben von Tankquittungen.
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Bei EDV-Aufzeichnungen ist eine Änderung der Daten im Nachhinein nicht ausgeschlossen, weil ein ungeschütztes Tabellenkalkulationsprogramm verwendet wurde.
Hinweis
Kleine inhaltliche Unregelmäßigkeiten müssen dabei noch nicht schädlich sein; das Fahrtenbuch kann – ebenso wie eine Buchführung – trotz einiger formeller Mängel aufgrund
der Gesamtbewertung noch als formell ordnungsgemäß eingestuft werden.
Sind jedoch gleich mehrere Angaben unplausibel und ergeben sich viele Widersprüche zwischen den Eintragungen und den Belegen, legen Finanzbeamte (insbesondere Betriebs- und Lohnsteuer-Außenprüfer) es der Besteuerung nicht mehr zugrunde.
5 Checkliste: Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Die folgende Checkliste bietet Ihnen zusammengefasst die Voraussetzungen zur Berechnung des betrieblichen und privaten Fahrtanteils beim betrieblichen Kfz oder
Firmenwagen durch die Führung eines Fahrtenbuchs. Diese soll Ihnen erleichtern, sich zwischen der häufig steuerlich besseren, aber aufwendigeren Fahrtenbuchmethode oder der im Vergleich dazu einfachen, aber steuerlich häufig weniger günstigen 1-%-Methode ohne Aufzeichnungspflichten zu entscheiden.
Die Besteuerung des Privatanteils nach den tatsächlichen Kosten ist zwar aufwendiger, lohnt aber in vielen Fällen.
Grundvoraussetzung ist ein für ein ganzes Jahr bzw. ab Kauf eines Kfz ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch. Vom ersten Tag an sind sämtliche Fahrten ordnungsgemäß im Fahrtenbuch zu erfassen.
Es muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden und die Fahrten fortlaufend wiedergeben.
Die Kosten für das betroffene Fahrzeug müssen separat aufgezeichnet und durch Belege nachgewiesen werden. Inhaltlich muss ein Fahrtenbuch mindestens folgende Angaben enthalten:
Amtliches Kennzeichen, damit feststeht, für welches Fahrzeug das Fahrtenbuch geführt wird
Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich bzw. beruflich veranlassten Fahrt
Bitte beachten Sie:
o Ein Fahrtenbuch mit gerundeten Kilometerangaben ist nicht ordnungsgemäß.
o Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.
o Für Privatfahrten genügen Kilometerangaben.
o Bei gemischten Fahrten mit dienstlichen und privaten Elementen muss der Kilometerstand vor und nach der privaten Unterbrechung aufgezeichnet werden.
o Abkürzungen im Fahrtenbuch sind für häufiger aufgesuchte Fahrtziele und Kunden oder regelmäßig wiederkehrende Reisezwecke erlaubt, wenn sie selbsterklärend sind.
o Hinweise zur Strecke bei Umwegfahrten (z.B. Umfahrung eines Staus)
Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner
Grund der dienstlichen Fahrt
Bei Freiberuflern, die einer Schweigepflicht unterliegen (beispielsweise Ärzte, Rechtsanwälte), reicht im Fahrtenbuch die Angabe „Mandanten- bzw. Patientenbesuch“ als Reisezweck aus, wenn deren Name und Adresse in einem getrennt vom Fahrtenbuch
geführten Verzeichnis festgehalten werden.
Anstelle des Fahrtenbuchs kann ein Fahrtenschreiber eingesetzt werden, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse gewinnen lassen.
Kleinere Aufzeichnungsmängel führen nicht generell dazu, dass das gesamte Fahrtenbuch verworfen wird. Es muss aber ansonsten plausibel sein und die zutreffende Aufteilung der Kosten gewährleisten.
Eine mittels PC erzeugte Datei, an der später noch Veränderungen vorgenommen werden können, ohne dass die Reichweite dieser Änderungen in der Datei selbst dokumentiert und bei gewöhnlicher Einsichtnahme in die Datei offengelegt wird, stellt kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar.
Der Ausdruck einer Excel-Tabelle zum Nachweis der Vollständigkeit und Richtigkeit der erforderlichen Fahrtenbuchangaben wird nicht anerkannt.
6 Umsatzsteuer
Die private Nutzung eines Kraftfahrzeugs unterliegt der Umsatzbesteuerung.
6.1 Überlassung an Mitarbeiter
Der bei der Fahrzeugüberlassung an einen angestellten Mitarbeiter ertragsteuerlich anzusetzende Wert ist grundsätzlich auch umsatzsteuerrechtlich anzusetzen.
Für die Berechnung der Umsatzsteuer sind diejenigen Kosten herauszurechnen, die nicht mit Vorsteuern belastet sind. Der so ermittelte Wert ist der Nettowert ohne Umsatzsteuer; die Umsatzsteuer wird mit dem Regelsteuersatz (19 %) berechnet. Die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie die Familienheimfahrten aus Anlass einer doppelten Haushaltsführung werden umsatzsteuerrechtlich den Privatfahrten des Arbeitnehmers zugerechnet und sind
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damit umsatzsteuerrelevant. Die Gesamtausgaben für die vorgenannten Leistungen umfassen auch die Ausgaben, bei denen ein Vorsteuerabzug nicht möglich ist.
Für umsatzsteuerrechtliche Zwecke erfolgt keine Kürzung der Anschaffungskosten um Aufwendungen, die auf das Batteriesystem bei Elektro- und Hybridelektrofahrzeugen entfallen.
6.2 Private Kfz-Nutzung
Wenn Sie als Unternehmer die private Fahrzeugnutzung auf der Grundlage eines ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuchs ermitteln, ist die private Nutzung mit
den auf die Privatfahrten entfallenden Aufwendungen anzusetzen. Es erfolgt keine Kürzung um Aufwendungen, die auf ein Batteriesystem bei Elektro- und Hybridelektrofahrzeugen entfallen. Aus den Gesamtaufwendungen können Sie für die Berechnung der Umsatzsteuer die nicht mit Vorsteuern belasteten Ausgaben (z.B. Kfz-Versicherung) in der nachgewiesenen Höhe abziehen. Konnten Sie bei der Anschaffung keinen
Vorsteuerabzug vornehmen (z.B. bei Erwerb des Kfz von einem Nichtunternehmer), müssen Sie nur die mit Vorsteuern belasteten Unterhaltskosten zur Ermittlung
der Bemessungsgrundlage heranziehen.
7 Beispiel für ein Fahrtenbuch (s. Merkblatt!)
Wir stehen Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung.
Rechtsstand: Dezember 2017
Alle Informationen und Angaben in diesem MandantenMerkblatt haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt.
Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.
Quelle: Deubner Verlag
